• Закончился месяц, пора рассылать инвойсы. Но сначала их нужно составить. Как вы это делаете?

    Кто-то использует ТО3000. Я же не могу себя заставить в нём разобраться, даже наличие лицензии недостаточно мотивирует. Тем более, что я привык к своему шаблону инвойса и даже не представляю, как в ТО3000 её настроить. Очень неинтуитивная программа.

    Как бы там ни было, без бумажного ежедневника всё равно не обойтись. Исписав пару неудобных покупных ежедневников (планингов), я решил создать свой. Он обладает рядом преимуществ.

    Преимущества перед компьютерной программой:

    • В ежедневник можно заглянуть, не включая компьютера.
    • Это, возможно, единственное место, где вы пишете от руки.

    Преимущества перед доской:

    • На доске записываются только данные на одну — две недели.
    • Доску вешать или ставить куда-то нужно.

    Преимущества перед другими ежедневниками:

    • Неделя занимает разворот.
    • Сам себе подставка.
    • Можно не только писать, но и читать.

    Расскажу о преимуществах подробнее. Начну с внешнего вида. Цвета обложки, как на сайте — серый фон, красный логотип.

    Посередине на тыльной стороне передней обложки пунктиром намечена линия для прорезания язычка. На задней обложке сделана биговка, чтобы можно было сгибать картон по намеченной линии без заломов. И всё это для того, чтобы ежедневник мог стоять самостоятельно на столе.

    Как и у всех ежедневников, у моего есть календарь.

    В отличие от других планингов, здесь неделя занимает разворот. До этого у меня были длинные планинги, у которых на одной странице шесть дней в ряд, а другая страница полностью отведена под воскресенье. Это очень неэффективное использование бумаги. Бывают планинги со всей неделей на одной странице — они большие, как альбом. У меня же компактный блокнот. Не датированный — отпускные дни пройдут для ежедневника незаметно.

    На каждой странице новый афоризм на английском языке. Я заметил, что любимые афоризмы не надоедают, сколько их не перечитывай. У меня по два афоризма на неделю, более ста на весь год. И не надоедают, а заставляют задуматься или улыбнуться.

    Субботе и воскресенью отведено в два раз меньше места, чем рабочим дням. На выходных много работы не бывает и не должно быть. Рабочий день начинается в 7:00, заканчивается в 22:00 (для заокеанских клиентов).

    Как я обычно делаю записи? Обвожу время, когда нужно сдать перевод, на одной строке записываю имя менеджера проектов и компанию, на второй — номер проекта и в скобках номер папки на компьютере, где находятся файлы. У меня один заказ — одна папка.

    После сдачи перевода ставлю птицу, то есть заказ сдан. В конце месяца вношу заказы в инвойсы: внёс — обвёл птицу карандашом. Прошёлся по заказам для одного клиента за месяц, внёс в инвойс, обвёл в ежедневнике. Потом так же для остальных заказчиков.

    Инвойсы отправлены, но этого недостаточно для учёта. Одним клиентам отправляешь инвойс в конце месяца, другим — сразу после сдачи перевода. Одни платят через месяц, другие — через полтора, третьи — через неделю. Это всё можно легко контролировать на страничке инвойсов. Я записываю номер инвойса, сумму, дату выставления, срок оплаты и дату фактической оплаты. На фоторграфии внизу также видна часть экспериментальной странички для схем кошачих скидок. Мне пока не пригодилось.

    В конце две страницы для разных записей. Например, можно записать, сколько вы сегодня пробежали километров, когда открыли бутылочку с жидкостью для линз, либо просто дописывать сюда инвойсы, если в указанной выше табличке места не хватит.

    В типографии печатают минимальный тираж 10 экземпляров. Пришлось заказать. Несколько штук сразу купил друг на подарок своим ученикам, которых учит английскому. Ещё один ежедневник купила читательница, вместе с книгой о резюме. Несколько досталось родным. Остальные подарил. Так что ещё одно обещание выполнено.

    Это не идеальный способ ведения учёта заказов, но у него есть свои преимущества. А какой способ используете вы?

    Posted by admin @ 19:45

  • 5 комментариев

    • TO3000 вер. 8.0 прекрасно справляется с задачей. Информация о каждом клиенте вводится лишь раз, шаблон инвойсов делает все остальное. Вначале некоторое время уйдет на составление собственного шаблона, чтобы он выглядел профессиональнее дефолтного.

      P.S. Михаил, очень стало неудобно вводить текст комментария в бледно-сером цвете.

    • Для создания счетов я пользуюсь Zoho Invoice, мне программа нравится тем, что не нужно ничего устанавливать, а шаблоны достаточно просто настроить под свои параметры. Я даже пользуюсь двумя разными шаблонами для клиентов из Нидерландов (на голландском) и всех остальных стран (на английском). До 5 счетов в месяц — бесплатно. Также можно выводить отчеты о доходах, продажах по каждому клиенту и т.д. Надеюсь, кому-нибудь пригодится.

    • P.S. Михаил, очень стало неудобно вводить текст комментария в бледно-сером цвете.

      Вроде бы ничего не менял, новый дизайн ещё не закончен. Там будут подобные цвета.

    • Приятно было получить от тебя этот блокнотик. Жаль, что ты сам не доехал до конференции в Киеве.
      Теперь по теме. Я как раз пару лет назад пересел с бумажек (а напоминания перенес на смартфон, чтобы не включать компьютер) на Excel. Замутил в нем минимально необходимую инфу и пока доволен.
      Инвойсы ваяю в Ворде из заранее сделанного шаблона. Пока не приходится делать больше 2-3 в неделю, оно не сильно напрягает и не требует автоматизации. Кроме того, под каждого заказчика немного свой шаблон, т.е. проще взять предыдущий инвойс и изменить. Один универсальный на всех не прокатит. А, как я понимаю, всякие ТО3000 как раз имеют единый шаблон для всех. Или не?

    • Так с этим ТО3000 разбираться нужно, а руки не доходят. Я тоже беру предыдущий инвойс для конкретного заказчика и изменяю.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Это не спам.
    сделано dimoning.ru

Archives: