• Новичку 19.11.2008

    В одном из предыдущих постов («Как выиграть сражение за заказ» Часть 1 и Часть 2) я рассказал, как писать нестандартные письма, которые принесут вам успех. Но как же новичок напишет нестандартное письмо, если он не знает, как пишется стандартное?

    В этой статье я расскажу все что, нужно знать переводчику для ведения деловой переписки на английском языке.


    Конечно же, будем говорить об электронных письмах.
    Рассмотрим структуру делового письма на английском языке.

    1. Тема письма
    Тема письма должна быть содержательной и короткой.
    Например, если вы подаете заявку среди сотен других претендентов на заказ, то, как минимум, укажите, кто вы, например: “Legal Translator (En – Ru)”.
    Если есть, чем похвастаться, то укажите свои выгодные стороны (большой опыт, сертифицированный переводчик, пользователь CAT-средства и т.д.).

    2. Обращение
    Можно использовать следующие варианты:

    • Dear Name,
      Это уважительная форма обращения.
    • Hi Name,
      Обычная форма приветствия.
    • Name,
      Обычная форма обращения, которая употребляется, если это уже не первое письмо за день (не будете же вы каждый раз здороваться :) ).

    Что делать, если имя адресата неизвестно?
    Есть разные варианты:

    - “Whom it May Concern” – Тем, кого это касается (бред!)
    - “Dear Sirs” – устаревшая фраза; современная женщина даже не станет читать ваше письмо дальше
    - “Ladies and Gentlemen” – я лишь процитирую, что написали в одном из форумов по этому поводу:

    When I see “Ladies and Gentlemen” in this context, I always mentally add, “…and children of all ages!” :)

    Я в таких случаях пишу просто: Hi, …

    Как вы уже заметили, после обращения обычно ставится запятая, потом через строку с заглавной буквы следует…

    3. Основная часть
    Здесь вы должны простым языком, четко, кратко, и не упустив чего-либо важного, по существу, дипломатично и грамотно написать то, что вы хотели сказать в этом письме.

    Переводчику, в основном, нужно:

    1. выразить желание и готовность принять заказ, приложить резюме
    2. обсудить условия, уточнить детали
    3. подтвердить получение заказа
    4. отправить готовый перевод и инвойс, попросить подтвердить их получение
    5. напомнить о том, что пришло время оплатить услуги (если оплата задерживается)

    Вот некоторые принятые фразы:

    • Thank you for your email…
    • I am writing to inform you that…
    • I write further to my email…
    • I am pleased to enclose…
    • Please let me know if you have any questions…
    • Please confirm the receipt…
    • I look forward to your reply / further cooperation.

    Фразы, которых следует избегать:

    • “Please be advised…” - Настоящим сообщаем…
      Лишняя фраза, ее можно просто опустить. Вы никому ничего не советуете (”advise”), а просто хотите что-то сказать (”tell” или “inform”).
    • “kindly” – будьте добры
      Устаревшее слово. Используйте “please”.
    • “Please do not hesitate to contact me” – Пожалуйста, незамедлительно свяжитесь со мной
      Это устаревшее клише. Напишите просто “Please contact me”.
    • “Enclosed please find…” – К настоящему письму прилагается…
      Эту фразу используют лишь потому, что где-то видели, как кто-то ее использовал.
      Она уже устарела. Используйте “Enclosed is…” или “I’ve enclosed…”.

    4. Прощание
    Как бы вы ни спешили, не ленитесь использовать один из следующих оборотов или вставьте его в подпись, чтобы он добавлялся в конце каждого эл. письма автоматически:

    • Sincerely,
      Name
    • Best regards,
      Name
    • Best wishes,
      Name

    Фразы, которых следует избегать:
    “Very truly yours”, “Sincerely yours”, “Yours very truly” – Искренне Ваш (С искренним уважением, С уважением). Во-первых, вы не искренне «их», а во-вторых, эти фразы уже вышли из употребления.

    Адресату будет намного приятнее, если вы пожелаете удачного дня или выразите благодарность:

    • Have a nice day!
    • Thank you! и т.д.

    5. Насколько деловым должно быть ваше письмо
    Я думаю, что многое зависит от того, кому вы пишете. Если вы ведете переписку на английском языке с агентствами из неанглоязычных стран, то перечисленные мной устаревшие фразы могут наоборот свидетельствовать о том, что вы знаете основы деловой переписки (если адресат учился по таким же устаревшим книгам).
    Однако в любом случае, лучше писать простым языком. Я в этом убедился на собственном опыте.
    Вот как это было.
    Однажды мне показалось, что я пишу уж очень просто. Нужно было написать письмо-напоминание о том, что пора бы и оплатить выполненный заказ, и я решил «выпендриться». Нашел хороший образец подобного письма, который предложила опытная переводчица на одном из форумов. Это было красивое, дипломатичное, краткое напоминание, написанное в стиле типа “Enclosed please find”. Отправил письмо.
    Агентство было из неанглоязычной страны.
    Мне пришел ответ о том, что меня вообще не поняли.
    После этого я написал то же самое, но человеческим языком, и больше так не экспериментировал. :)

    Ну вот, собирался рассказать о том, как нужно писать письма, а получилось, в основном, о том, как писать не нужно. Но это тоже полезно знать.

    Удачной переписки!

    P.S.: Чуть не забыл еще одну важную вещь:
    Не нужно в своих письмах благодарить заранее (Thanks in Advance) - это звучит так, как будто вы больше не собираетесь писать. Раз уж просите о чем-то, то используйте фразы типа “Will you please…” и т.д. А поблагодарите потом, когда для этого будет повод.

    Posted by admin @ 14:05

  • 9 Responses

    WP_Modern_Notepad
    • Елена Ковалёва Says:

      Сколько нового я для себя открываю. Неужели правда всё настолько устарело? Постоянно использую Thanks in advance и теперь только радуюсь, что это не столько деловая переписка, сколько просто получение нужной мне информации. А как всё же можно иначе поблагодарить заранее?

    • admin Says:

      Елена,

      Вы все правильно делаете.
      Thanks in advance - это отличная фраза, чтобы поблагодарить заранее.
      Большинство людей ничего плохого в ней не увидят - можете спокойно ее использовать.
      Я взял этот совет з книги Elements of Style (William Strunk Jr., E.B. White) и стараюсь ему следовать, т.к. нахожу его логичным.
      Хотя есть и в вашем варианте свои преимущества - вы благодарите человека дважды :)

      Удачи!

    • Михаил Says:

      Где Вы только берете эту информацию? Ни одна из перечисленных фраз не устарела (хотя не все подойдут во всех случаях и контекстах).

    • admin Says:

      Михаил,

      Я почитал книги и посты носителей языка обо всех этих фразах. Я тоже иногда их встречаю в документах. Однако то, что они еще используются, не является подтверждением того, что они не устарели. Я ничего не имею против фразы “Искренне Ваш” в русском языке, красия фраза, но разве сейчас так пишут? :)

      А если и пишут, то имеют ли это в виду?

    • Михаил Says:

      “Sincerely yours” - фтопку, согласен. Kindly, enclosed please find, please be advised - просто вежливые клише, не такие уж вычурные.

      Есть пара случаев, когда вежливых клише стоит избегать:
      - если вы общаетесь с неанглоязычными заказчиками, которые могут не понять (как в Вашем примере);
      - если вы с заказчиком уже неплохо знакомы, и по его формулировкам проглядывается более stgraightforward style. В этом случае излишняя вежливость только помешает налаживанию более доверительных отношений.

      В остальных случаях нет никаких препятствий для клише. Как и все остальные клише, они упрощают жизнь :)

    • Михаил Says:

      Ugh… stgraightforward = straightforward

    • Евгения Says:

      Спасибо за полезную информацию!
      У меня тоже были сомнения насчет того, что “как-то слишком просто” пишу письма. Теперь убедилась, что все делаю правильно.

    • Kate Says:

      Говоря о заключении письма, Have a nice day не особо то и позволительно написать незнакомому человеку или если ты ведешь деловую переписку. Есть определенные выражения которые используются для знакомых людей и не знакомых. а так же отличается и начало. ;]] не советую пользоваться данными предложенными вариантами

    • admin Says:

      В переписке между менеджерами проектов из бюро переводов и переводчиком фраза Have a nice day! употребляется часто и без проблем. Хотя мы и не являемся близкими знакомыми.

      Нужно чувствовать грань. Кому-то пишешь формальнее, но в большинстве случаев не нужно мудрить. Пишите попроще, естественно.

      Удачи! :)

    Leave a Comment

    Please note: Comment moderation is enabled and may delay your comment. There is no need to resubmit your comment.

    Это не спам.
    сделано dimoning.ru

Советую

Резюме-магнит. Как написать резюме, которое притягивает заказчиков, заказы, заработки

magnetic resume, translator's CV guide

Как написать эффективное резюме переводчика?

Акция от 2CO

2checkout проводит ряд акций для новых пользователей.

По этой ссылке можно зарегистрироваться бесплатно

Pay thanks!

Подумайте, чем я уже помог вам. Если хотите отблагодарить, есть два варианта:

1) Webmoney:

Z387242925154

E101901267733

U149202760027

R312943856569

2) Payoneer — для оплаты банковской картой введите мой адрес эл. почты вот так:

Payoneer

Выбор за вами. Спасибо!